Der Gesetzgeber hat mit dem Wachstumschancengesetz die Einführung der E-Rechnung beschlossen. Vereine, wie alle Unternehmen, sind danach ab dem 1. Januar 2025 grundsätzlich dazu verpflichtet, elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) im inländischen zwischenunternehmerischen Bereich empfangen und senden zu können. Dazu wird die Definition der Rechnung in § 14 UStG angepasst.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung, die in einem vorgegebenen strukturierten Daten-Format im Sinne der europäischen Normenreihe EN 16931 erstellt, übermittelt und empfangen wird. Damit wird zugleich eine automatisierte Weiterverarbeitung gewährleistet, insbesondere können Rechnungsdaten direkt und ohne Medienbruch in die verarbeitenden Systeme importiert werden.
Eine elektronische Rechnung ist ein strukturierter Datensatz, der in einem entsprechenden maschinenlesbaren Format (z. B. X-Rechnung, ZUGFeRD) ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und so eine medienbruchfreie automatisierte elektronische Verarbeitung ermöglicht.
Eine PDF-Datei sowie andere nicht nach der o.g. Norm strukturierte Formate erfüllen nach neuer Rechtslage nicht die vorgenannten Anforderungen an die Weiterverarbeitung.
Um die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben sicherstellen zu können, sind spezielle Programme/Software notwendig bzw. die Umstellung ggf. Anpassung bereits im Einsatz befindlicher Programme erforderlich.
Was gilt für Vereine? (Gemeinnützige) Vereine als Rechnungsersteller
Die neue Regel gilt auch für gemeinnützige Vereine, wenn sie Dienstleistungen oder Produkte für andere Unternehmen erbringen bzw. verkaufen. Allerdings gibt es Übergangsfristen: Wenn der Verein im jeweiligen Vorjahr weniger als 800.000 Euro Umsatz erzielt hat, dürfen bis Ende 2027 weiterhin Papier- oder mit Zustimmung des Leistungsempfängers einfache digitale Rechnungen ausgestellt werden.
Ausnahmen von der E-Rechnungs-Pflicht?
In der Diskussion sind derzeit folgende Fälle, in denen keine E-Rechnung nötig ist:
- bei Rechnungen unter 250 Euro;
- wenn bestimmte steuerfreie Leistungen nach § 4 Nr. 8 – 29 UStG vorliegen (betrifft vor allem gemeinnützige Vereine!);
- bei Mitgliedsbeiträgen des Vereins.
Stufenweise Einführung der E-Rechnung im Überblick
- Ab 1. Januar 2025: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können.
- Bis Ende 2026: Papierrechnungen und andere elektronische Formate bleiben erlaubt, soweit sich Rechnungsersteller und -empfänger einig sind.
- Bis Ende 2027: Kleine Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz bis zu 800.000 Euro dürfen auch noch bis Ende 2027 andere Rechnungsformate verwenden.
